Hybridmöten är här för att stanna så vill vi ta tillfället i akt och dela med oss av lite tips och erfarenheter från vårt håll. Hybridmöten är en kombination av remote och på-plats, där en del av de som är delaktiga i mötet befinner sig på plats - exempelvis på kontoret, samtidigt som en eller fler som deltar i mötet befinner sig i andra lokaler och deltar genom ett videosamtal eller via telefon. Precis som många andra har vi hittat sätt som ‘’funkar’’ för oss, men i grund och botten tycker vi att möten helt remote eller helt på plats är 100 gånger bättre än vad hybridmöten någonsin kommer bli. Det finns alltid någon faktor som påverkar och gör att det inte blir helt jämställt mellan deltagarna, och vi ska förklara hur vi tänker och varför.
Hybridmöte - Vad tycker vi?
Att några deltagare i mötet är på plats och en eller flera individer sitter remote skapar omedvetet en dividerad-känsla mellan alla parter, ett A och ett B-lag. Detta kan vi med säkerhet säga, det är något vi själva upplever, och det blir aldrig samma feeling som ett möte helt remote eller när alla är på plats. Även mellan kollegor som har arbetat tillsammans i flera år där teamkänslan är på topp, ljudet, bilden och uppkopplingen är bra - det spelar ingen roll. Under pandemin gick vi så långt att vi internt bannlyste hybridmöten, och körde då hellre rena videomöten (trots att vissa deltagare satt vid sina skrivbord i samma rum). Vi vill inte avskräcka helt från att testa hybrid-möten - det är en flexibel lösning som kommer leva kvar långt efter pandemin, men problematiken måste ventileras. Det kommer hålla sig kvar och bara växa, det är vi säkra på så vi får anpassa oss även om vi hellre kör helt remote om det är möjligt - istället för hybrid. Detta för att undvika chansen att någon delaktig inte känner sig hörd eller omedvetet inte är 100% involverad i en diskussion.
Tips för ett bra hybridmöte?
Tips för optimala hybridmöten vi har sett online som företag och ’experter’ delar med sig är bra och hjälper till viss del - speciellt för de som behöver hjälp på traven för att det ens ska funka praktiskt. Enligt oss kommer det som sagt aldrig bli ett ultimat möte när det genomförs i hybridform, men det finns självklart sätt och metoder att testa sig fram för att göra det bästa av situationen.
1. Skippa videon
Är man själv den som är med digitalt och inte på plats så kan man faktiskt skippa videon. Det kanske låter skumt och som en viktig del av mötet när man inte är närvarande/på plats. Men att själv sitta på kanten av ett möte kan ge en obalans och känsla av att vara en andra klassens deltagare i möten - och då kan det till och med vara bättre att inte synas alls. För att undvika detta scenario helt kan man istället lägga allt fokus på det man hör, det man vill förmedla och slippa bli påverkad av andra sinnen.
2. Tydligt involvera alla i mötet
Är man på plats så är det viktigt att genom handlingar och ord ge de som sitter remote en familjär och välkomnande känsla. Bjud in till att dela med sig av åsikter. Även om det blir tjatigt, fråga vad den eller de individer som kör remote tycker och tänker gång på gång. Det är svårare än man kan tro att få fram sin åsikt genom en skärm/ via en mikrofon när majoriteten av de som deltar i mötet sitter samlade. Fråga hellre en extra gång!
3. Bra uppkoppling!
Se till att alla parter har bra uppkoppling! Kan låta självklart, men händer ofta och blir en störande faktor som kan lägga ännu mer stress på den som sitter remote. Samma problem som kan uppstå om ett möte helt på remote såklart - att någon har långsamt internet och hamnar efter i vad hen hör och vad som sägs. Detta kan ske både som arrangör och deltagare så det kan vara smart att kika på inför ett möte så ni kan undvika detta problem helt och hållet.
4. Kolla ljudet!
Ytterligare en punkt som kan låta självklar men ett problem vi stött på vid många tillfällen - ljudet. Används hörlurar eller högtalare på datorn se till att ljudet funkar, det kan låta bra från ett håll men brusigt eller hackigt från det andra. I många videochatt-tjänster kan man köra ljud- och kameratest för att se till att allt funkar som det ska inför ett möte.
5. Undvik platser med ljud i bakgrunden
Sitter du remote men inte hemifrån, undvik caféer och platser där ljud, andra diskussioner och brus i bakgrunden kan påverka mötet. Ljud i bakgrunden påverkar alla, och även om den som jobbar remote inte störs så kan det låta mer på andra änden än vad man själv upplever det göra.
6. Helt remote - på plats!
Kom ihåg att även om ni sitter på samma kontor kan man köra ett remote-möte, om det finns möjlighet och utrymmen att utnyttja. Detta lägger en mer jämställd grund för hela mötet om det är en - eller flera som deltar i mötet från annan ort.
7. Dela skärm
Om du har möte med en kund eller ett internt möte där en eller flera deltagare deltar remote så kan det vara svårt att se på en whiteboard eller en extern skärm, hur bra kameran än är placerad. Detta går enkelt att undvika genom att använda digitala whiteboards och dela skärm i videosamtalet. Vi har själv gjort detta med flera olika verktyg som Miro och andra presentationsverktyg under våra sprint-möten när någon från vårt team befunnit sig på annan ort.
Hur ser ni på hybridmöten? Har ni haft samma upplevelse som oss eller en helt annan åsikt och tips? Dela gärna med er!
